厦门大学航空航天学院于2015年11月挂牌，目前学院行政办公室位于思明校区嘉庚四，而部分教师办公室仍位于海韵园区，为提高行政办公的效率，学院青年志愿者协会联合学院学生会共同开展“文件小差使”活动，首先从学生会干部中选出志愿者，经过活动前期调研、志愿者培训与指导，由这些志愿者协助本院教师在海韵和本部之间传送文件。

   院青协在本部嘉庚四和海韵物理机电航空大楼一楼大厅教工信箱处，均分别设置了“待办文件”信箱和“已办文件”信箱。需要寄送文件的教师，可在每周一至周五的上午9:40之前和下午16:10之前，将文件用信封袋装好，到一楼保安处填写相应的“待办事项”表并附在文件袋上，将文件袋投入“待办文件”信箱，由志愿者在指定时间内取件并送往本部嘉庚四的学院行政办公室统一处理。需要送回海韵的已办妥文件，下一班次的志愿者会再把材料送回海韵的“已办文件”信箱，老师们只需要到院楼保安处领取信箱钥匙即可开箱取件。当然，如遇比较重要、特殊、涉密的文件，还是建议老师们亲自送达。

该活动自开展以来，不仅节约了老师们处理行政事务的时间，也大大提高了学院行政办公效率，受到老师们的一致好评。学生志愿者的一丝不苟与高度的责任心，也得到了老师们的一致认同。

航空航天学院团委 游璐茜